Le dispositif d’e-mail éthique : un outil d’alerte confidentiel

GDF SUEZ devient ENGIE

Ce dispositif de signalement est réservé à toutes les personnes employées par le Groupe ENGIE, quel que soit leur statut d’emploi. Son utilisation est strictement volontaire et ne peut être rendue obligatoire.

Mis en place par le Groupe ENGIE ce dispositif de signalement permet à ses employés de signaler des problèmes pouvant sérieusement affecter leur activité ou engager gravement leur responsabilité. Il ne se substitue pas aux autres canaux d’alerte existants (auprès de la hiérarchie, des représentants du personnel, du commissaire aux comptes, d’une autorité publique…) : il en est complémentaire. L’identité de l’utilisateur du dispositif est traitée de manière confidentielle sous peine de sanctions en cas de rupture de la confidentialité.

Fonctionnement du dispositif

L’adresse électronique particulière oriente les informations factuelles recueillies vers des personnes spécialement formées. Celles-ci organisent ensuite, dans un cadre strictement confidentiel, la vérification des faits recueillis et permettent à l’employeur de décider, en connaissance de cause, des mesures à prendre pour remédier au dysfonctionnement constaté.

 

La vérification des faits recueillis est effectuée en conformité avec les lois et règles locales, notamment quant aux dispositions en matière de protection des données personnelles.

Le responsable du dispositif de signalement est le déontologue du Groupe assisté du Directeur en charge de l’Ethique et Compliance Groupe.

 

A savoir

Toute utilisation abusive du dispositif peut faire l’objet de poursuites et, à l’inverse, aucun risque de poursuite ne pèse sur l’utilisateur de bonne foi de ce dispositif. Le dispositif n’accepte pas de signalements anonymes.

 

Un traitement des informations structuré…

Les données recueillies au moyen du dispositif pourront faire l’objet d’un traitement par le responsable du dispositif. Seules les catégories de données suivantes seront traitées :

  • identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur du signalement ;
  • identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet du signalement ;
  • identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement du signalement ;
  • faits signalés ;
  • éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
  • compte rendu des opérations de vérification ;
  • suites données au signalement.

 

Le responsable du dispositif veillera à vérifier le caractère objectif des faits rapportés en rapport direct avec le champ du dispositif et leur caractère présumé avant d’opérer le moindre traitement.

…et encadré par la réglementation

Le responsable du dispositif de signalement traitera les données ainsi collectées conformément aux dispositions spécifiques de la loi française du 6 janvier 1978 modifiée relative à la protection des données personnelles. Il prendra toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données tant à l’occasion de leur recueil que de leur communication ou de leur conservation.

Transmission de l’alerte au sein du groupe : cas particuliers

Il n’est pas exclu que des informations recueillies par ce dispositif puissent être communiquées à une autre société du Groupe. Cette communication ne pourra se faire qu’en respectant les mêmes exigences de confidentialité, que si elle est nécessaire à la vérification du signalement ou que si elle résulte de l’organisation du Groupe. Cette communication dépendra notamment «de la nature et de la gravité» des faits rapportés. Ce pourrait être le cas, par exemple, si le signalement met en cause un collaborateur d’une autre personne morale du Groupe, un membre de haut niveau ou un organe de direction de l’entreprise concernée. Tel sera également le cas si les faits rapportés sont d’une gravité telle que, s’ils étaient fondés, ils pourraient avoir des conséquences sur ENGIE, d’autres sociétés du Groupe, voire le Groupe dans son ensemble (scandale financier, etc.).

 

La communication des faits constitutifs d’un signalement à quelques employés d’une autre ou d’autres sociétés du Groupe peut également résulter de l’organisation de celui-ci. En effet, ENGIE a ainsi mis en place une organisation transversale avec un réseau de déontologues dédiés aux questions d’éthique des affaires, (ou «ethics officers»), composé de personnes appartenant à différentes entités d’un groupe et désignées en vertu de leurs compétences respectives. Il se peut ainsi que les éléments soient communiqués à ces personnes en raison de leurs fonctions pour permettre le traitement du signalement conformément aux dispositions légales, en particulier, en prenant toutes les mesures nécessaires pour s’assurer du respect de la confidentialité et de la sécurité des éléments ainsi transmis.

Les infractions concernées par le dispositif d’e-mail éthique

Le champ du dispositif couvre des faits se rapportant à des risques sérieux pour l’entreprise dans les domaines comptable, financier, de lutte contre la corruption et du respect des règles en matière de concurrence. Il pourra s’agir, par exemple :

  • de dysfonctionnements comptables et de contrôle des comptes ;
  • de faux en écritures ;
  • de fraude fiscale ;
  • d’emploi fictif de personnels ;
  • de corruption d’agents publics.

 

Logo de la CNIL Conformément à la délibération de la CNIL adoptée le 14 octobre 2010 modifiant l’autorisation unique AU-004, seuls les faits se rapportant à des risques sérieux pour l’entreprise dans les domaines comptable, financier, de lutte contre la corruption et du respect des règles en matière de concurrence pourront être signalés et feront éventuellement l’objet de traitement informatisé des données recueillies.

 

L’organisation chargée du dispositif détruit ou archive sans délai les données relatives au signalement dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification lorsque le signalement n’est pas suivi d’une procédure disciplinaire ou judiciaire.

 

Pour les autres cas (signalement hors champ du dispositif) le rédacteur de l’e-mail peut seulement être informé et orienté vers les voies classiques (voie hiérarchique, information des représentants syndicaux, service des ressources humaines ou service compétent). Les données relatives à de telles alertes sont détruites ou archivées sans délai. Lorsqu’une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte sont conservées par l’organisation chargée de la gestion des alertes jusqu’au terme de la procédure.

Les données faisant l’objet de mesures d’archivage sont conservées, dans le cadre d’un système d’information distinct à accès restreint, pour une durée n’excédant pas les délais de procédures contentieuses. 

Respect des droits d’accès et de rectification

Conformément aux articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 de la loi française modifiée, toute personne identifiée dans le dispositif d’alerte professionnelle a le droit d’accéder aux données la concernant et d’en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification ou la suppression.

 

Dans certains cas objectivement justifiés, afin de prévenir que l’exercice du droit d’accès ne porte atteinte à l’efficacité des opérations de vérification menées, la réponse à une demande de droit d’accès pourra toutefois être différée pendant la durée strictement nécessaire à la préservation des preuves.

 

La personne qui fait l’objet d’un signalement est, conformément aux articles 6 et 32 de la loi du 6 janvier 1978, informée de l’enregistrement, informatisé ou non, de données la concernant afin de lui permettre de s’opposer au traitement de ses données.

Lorsque des mesures conservatoires sont nécessaires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, l’information de cette personne interviendra après l’adoption de ces mesures.

 

La personne qui fait l’objet d’un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité de l’émetteur du signalement.

Contact e-mail éthique : ethics@gdfsuez.com